Бизнес процесс договорной работы

Содержание

Создаем регламент договорной работы

Бизнес процесс договорной работы

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы). 

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет: 

  1. Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

  2. Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

  3. Улучшит качество подготовки договоров.

  4. Снизит правовые риски.

  5. Организует защиту интересов.

  6. Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

  1. Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты. 

  2. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров.

Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников.

Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них. 

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

  • В едином документе.
  • В нескольких связанных между собой локальных актах.
  • В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
  • В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров. 

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа. 

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа. 

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений. 

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний.

Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы.

Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора. 

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают. 

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений. 

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты: 

  1. Порядок подготовки проектов договоров.

  2. Процедуры проверки контрагентов.

  3. Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

  4. Согласование договоров с контрагентами.

  5. Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

  6. Организацию исполнения договоров.

  7. Контроль за исполнением договоров.

  8. Порядок претензионно-исковой работы.

  9. Хранение и архивирование.

Продумайте заранее: 

  1. Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

  2. Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

  3. Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

  4. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

  5. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. 

  6. Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст). 

  8. Порядок внесения договоров в реестр договоров. 

На что нужно также обратить внимание:

  1. Учесть особенности и условия работы компании.

  2. Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

  3. Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

  4. Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров. 

  5. Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

 Что важно юристам:

  1. Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики. 

  2. Обеспечить соответствие договора интересам компании.

  3. Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

  4. Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

  5. Подтвердить исполнение договора.

  6. Предусмотреть риски.

  7. Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

  8. Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

  1. Заключение договора с проблемными контрагентами.

  2. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

  3. Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

  4. Истечение срока полномочий.

  5. Изъяны в доверенности.

  6. Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

  7. Потеря документов в процессе согласования исполнения.

  8. Затягивание сроков согласования договорных документов. 

  9. Нарушение сроков и этапов исполнения договора. 

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

  1. Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

  2. Разработайте формы договоров и отчетной документации.

  3. Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

  4. Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей. 

  5. Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

  6. Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание. 

  7. Внедрите систему оптимизации договорной работы

  8. Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

  9. Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

  10. Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Источник: https://uprav.ru/blog/sozdaem-reglament-dogovornoy-raboty/

Роль ЕСМ-систем в управлении договорами

Бизнес процесс договорной работы

Алексей Микрюков | 20.08.2013

Особенности договорной работы

Договорная работа — это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, независимо от его статуса: мелком, среднем или крупном; коммерческом или государственном; производственном или обслуживающем.

Собственно, бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в том числе коммерческие).

Но, несмотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами — не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.

В работе с договорами обычно задействовано много специалистов из различных подразделений организации: инициаторов договоров, как правило, специалистов отдела закупок или отдела продаж, сотрудников юридических служб, экономистов, логистиков, работников службы безопасности, бухгалтерии и т. д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время и обеспечивать “сквозной” бизнес-процесс.

Договорная работа включает в себя не только манипуляции с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами у исполнителя/продавца и у заказчика/покупателя могут различаться.

Для продавца важно выстроить процесс на этапе, предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы.

Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т. д.

), так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т. д.) Как следствие необходимо задействовать в системах управления договорами функционала систем различных классов (CRM, ECM, ERP и т. д.).

Как уже отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того, насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность ее работы в целом. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать.

С одной стороны, важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера.

С другой — не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.

Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:

  • поддерживать все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия);
  • соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;
  • обеспечивать потребности сотрудников различных подразделений организации, предоставлять необходимую информацию, помогать в принятии решений;
  • обеспечивать сохранность и защиту информации;
  • обладать достаточной гибкостью для организации работы со всем многообразием типов договоров.

Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами.

  1. Разработка системы непосредственно под требования конкретной организации. Этот подход достаточно дорог и подходит далеко не любой компании.
  2. За основу берется и дорабатывается система какого-либо класса (например, ECM или ERP). При этом в системе реализуются функции систем других классов. Этот подход выглядит, на первый взгляд, менее затратным, но поскольку специфичны требования к системам различных классов, специфичны и требования к архитектуре этих систем. Соответственно итоговое решение очень сильно может ограничиваться архитектурой той системы, на базе которой оно было построено.
  3. Несколько систем различных классов тесно интегрируются между собой . Это наиболее часто реализуемый подход, позволяющий, с одной стороны, использовать специфический функционал каждой из систем, а с другой — организовать единое информационное пространство внутри организации. Наиболее часто используемая комбинация — это взаимодействие ECM- и ERP-систем.

В любом случае при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят границы между функционалом этих систем.

При этом важно отметить: чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем.

Большинство современных систем вне зависимости от того, к какому классу они относятся, умеют выполнять и смежные функции.

Жизненный цикл договора

Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. рис. 1).

1. Переговоры. Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т. д.).

Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т. д.), которой нужно уметь управлять, которую надо хранить, согласовывать и т. д.

А это уже функционал ЕСМ-систем (Enterprise Content Management).

2.Подготовка проекта договора. Договоры можно разделить на три группы:

  • неизменные — договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование;
  • типовые — договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий;
  • произвольной формы — договоры, для которых нет разработанных шаблонов в силу их уникальности или редкости.

Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:

  • необходимость контроля сделки по статьям бюджета;
  • проверка контрагента службой безопасности и т. д.

Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т. д.).

3. Согласование и подписание. Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т. д.). На этих этапах кроме непосредственно движения документов важно обеспечить:

  • возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);
  • доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);
  • возможность отправки и получения документов контрагентам.

Все эти требования в полной мере охватываются функционалом ECM-систем.

4. Исполнение. Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т. д.

) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем).

Для того чтобы изменения, вносимые в одну систему, могли оперативно отображаться в других системах.

5. Закрытие и хранение. Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т. п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:

  • оповестить исполнителей;
  • выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;
  • передать договорные документы для архивного хранения.

6.  Пролонгация. Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь, связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).

Пример автоматизации бизнес-процесса

Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. рис. 2).

Для большинства организаций с учетом того, что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.

Автор статьи — консультант отдела внедрения DIRECTUM.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM

Источник: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=153610

Как выстроить бизнес‑процессы для безопасного заключения договоров с контрагентами

Бизнес процесс договорной работы

Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.

1. Выберите информационную систему для ведения договорной работы и научите сотрудников ею пользоваться.

Это позволит автоматизировать большинство процессов и сократит время работы.

2. Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.

Важно, чтобы локальный нормативный акт был понятным для исполнителей и объяснял то, что сотрудники делают ежедневно (то есть раскрывал бизнес-процесс).    

К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры.

В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки.

Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.   

3. Согласуйте разработанные документы со всеми сотрудниками, вовлеченными в процесс, и их руководителями.

Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей. 

4. Утвердите локальные акты и следите за их исполнением. 

Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом. Важно, чтобы сотрудники серьезно относились к документам и следовали написанному в документах.   

5. Утвердите формы договора.

Чтобы избежать рисков, старайтесь утвердить свою форму договора с наиболее удобными условиями. Так, если работа с контрагентом предусматривает гарантийные обязательства (проводятся ремонтные работы либо осуществляется допоставка запчастей), нужно продумать условие, при котором срок гарантии пролонгируется на время задержки. Начало и конец работ или поставки должны быть указаны в акте.

Формы договоров нужно постоянно корректировать с учетом судебной практики и изменений законодательства, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и ранее возникавших споров.

6. Контролируйте исполнение договорных обязательств.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый.

Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика.

И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

  • Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

  • Условия о гарантийных обязательствах.
  • Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

  • Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором.

Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества.

Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

  • Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

  • Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

  • Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке. 

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб.

и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок.

Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства. 

  • Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

  • Договорную подсудность
  • Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018.

Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы.

Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора.

Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов.

Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Суд пришел к выводу, что истец в полном объеме не оказал услуги по договору и у исполнителя не возникло права на оплату по невыполненным в полном объеме услугам, определенным договором. Оснований для взыскания долга нет.

  • Обратите внимание на реквизиты контрагента.

Для физлица это дата и место рождения, для юрлица — юридический адрес.

  • Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо и оно не дисквалифицировано, у организации есть нужная лицензия, допуск, разрешение.

Это важно сделать перед заключением договора. Можно даже взять пример с некоторых банков и записать на видео, как лицо подписывает договор, чтобы позже подпись нельзя было оспорить.

  • Проверьте реквизиты контрагента в договоре.

При заключении договора с физическим лицом нужно указывать дату и место рождения — только паспортных данных недостаточно (эти данные невозможно поменять, в отличии от фамилии). Если дата и место рождения не будут указаны, суд может отказать в выдаче исполнительного листа и задолженность нельзя будет взыскать.

В реквизитах юридического лица важен правильный адрес, ИНН и ОГРН. Так как с этим контрагентом будет работать исполнитель, важно отправить корреспонденцию на правильный юридический адрес.

  • Парафируйте договоры, то есть защитите их от возможных изменений.

Можно заказать печать с наименованием организации и проставлять ее на каждой странице. Так страницы нельзя будет подменить и не нужно будет подписывать каждую страницу.

В бизнес-процессе должно быть прописано, что парафирование происходит тогда, когда все лица согласовали договор.

Руководитель при получении договора не будет проверять название каждой страницы и все ли лица согласовали договор, ему достаточно будет увидеть штамп.

  • Составляйте чек-лист исполнения обязательств по договору.
  • Юридически значимые письма направляйте контрагенту Почтой России только с описью вложения.

Можно включить в договор условие об обмене документами по электронной почте, на суде это будет юридически значимым фактом.

Опись вложения поможет подтвердить, что в конверте были определенные документы, и контрагент не сможет доказать, что он не получил их или в конверте находились пустые бумаги.

  • По возможности стимулируйте контрагентов подписывать выгодную вам форму договора.

Источник: https://kontur.ru/articles/2884

Договорная работа. Часть I: Договор как схема бизнес-процесса

Бизнес процесс договорной работы

Дэвид Бекхэм, раздавая автографы, случайно подписал контракт с ярославским “Шинником”.
Анекдот

Открываю серию публикаций на тему организации договорной работы на предприятии.Практический опыт показывает, что правильно поставленная договорная работа – это залог успеха компании. Нет организаций или индивидуальных предпринимателей, которые не заключали бы договоры, поэтому статьи интересны всем.

Будут схемы, образцы документов, примеры судебной практики – все как Вы любите.

Источник: Pixabay

Что такое договорная работа?

Договорная работа – это часть правовой деятельности организации, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров.

Самую активную работу ведут коммерческие организации, имеющие целью своей деятельности получение прибыли, особенно торговые и промышленные.
Некоммерческие организации также ведут активную договорную работу, но в меньшей степени, обычно только для обеспечения своей деятельности.

Особой разновидностью договорной работы со своей спецификой является контрактная система – деятельность в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, так называемые “госзакупки”.
Регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”.

Договор – это отражение бизнес-процесса на бумаге. Вот что нужно хорошо усвоить для успешной работы. В договоре написано, как Вы будете зарабатывать деньги.

Например, инженер по комплектации Кирилл ООО “Вектор” созвонился с менеджером по продажам ООО “Модуль” Вадимом. В тексте договора, как документа, в котором зафиксировано соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ) появляется преамбула:

Общество с ограниченной ответственностью “Вектор”, именуемое в дальнейшем “Покупатель” … и Общество с ограниченной ответственностью “Модуль”, именуемое в дальнейшем “Поставщик” …

Инженер по комплектации Кирилл ООО “Вектор” и менеджер по продажам ООО “Модуль” Вадим договорились о купле-продаже электрического кабеля. Юрисконсульт пишет в договоре:

Поставщик обязуется поставить Покупателю кабель электрический (далее – “Товар”) в ассортименте, количестве и в сроки, предусмотренные Договором, а Покупатель обязуется принять и оплатить Товар.

Далее к делу подключаются бухгалтер и экономист, которые и решают, выгодно ли им приобретать кабель по этой цене и на таких условиях оплаты:

Стоимость Товара составляет 120 000 (сто двадцать тысяч) руб. 00 (ноль) коп. с учетом НДС 20% в сумме 20 000 (двадцать тысяч) руб. 00 (ноль) коп.
Покупатель уплачивает Поставщику стоимость Товара в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты передачи Товара.

Именно так нужно подходить к составлению любого договора и к договорной работе в организации в целом. Определитесь с бизнес-процессом, в результате совершения которого Вы на выходе получите деньги.

Что конкретно и как Вы и Ваш контрагент продаете, покупаете, делаете, кто, сколько и когда заплатит денег, и что будет в случае нарушения обязательств.

Источник: Pixabay

Что за фантасмагории иногда можно увидеть вместо договора, напишу как-нибудь в другой публикации. Если у Вас есть истории – делитесь в чате Бюро Indie Lawyer в Яндекс. Мессенджере.

Почему важно наладить договорную работу?

При ведении договорной работы решаются следующие основные задачи:

  • установление хозяйственных отношений;
  • изменение хозяйственных отношений;
  • прекращение хозяйственных отношений;
  • контроль за деятельностью организации;
  • защита прав и законных интересов организации.

Таким образом, договорная работа также важна, как и бухгалтерский учет в организации.

Какие основные принципы договорной работы?

Ведение договорной работы строится на основе законодательных и корпоративных норм права и следующих принципах (основополагающих началах):

  • законность – договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения (ст. 422 ГК РФ);
  • добросовестность – стороны должны надлежащим образом исполнять обязанности без злоупотребления правами (п. 5 ст. 10 ГК РФ);
  • разумность – хозяйственные отношения должны быть осмысленными (рациональными), логичными и целесообразными (п. 2 ст. 6 ГК РФ);
  • свобода договора – стороны вправе по своему усмотрению заключать тот или иной договор, определять его условия, за исключением прямого указания в договоре или случая заключения предварительного договора (ст. 421 ГК РФ);
  • последовательность – процедуры выполняются в определенном порядке, отраженном в “Положении и договорной работе”;
  • согласованность – в процедуре в соответствии с “Положением о договорной работе” для достижения единой цели участвуют несколько подразделений или работников организации;
  • разделение труда – компетенции (права и обязанности) каждого из подразделений или работников, участвующих в процедуре, не должны дублироваться компетенциями других участников.

Пишу для Вас, чтобы поделиться опытом, и в то же время для себя, чтобы понять, что еще можно усовершенствовать, где есть ошибки и недоработки.

Информация в публикации актуальна по состоянию на 19 октября 2020 г.

Рекомендуем другие статьи

Как правильно нумеровать договоры и вести реестр договоров

Как мощный отзыв ответчика поставил истца на место

Как осложнить работу юристу и гарантированно проиграть любое дело

Чтобы не пропустить важное среди информационного шума – подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer в Яндекс.Дзен и Яндекс.Мессенджере!

Поделитесь этой публикацией с друзьями – они будут Вам благодарны!Хотите еще больше полезных публикаций – оцените статью, поставив лайк!

#договор #бизнес и финансы #юристы #закон #право

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a7da2a48309057cd7d44f7e/dogovornaia-rabota-chast-i-dogovor-kak-shema-biznesprocessa-5f8bc2aea70d4515e7445e9a

Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом

Бизнес процесс договорной работы

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Лирическое отступление

– Ира, а где у нас договор с «ПрофТехСистемс»?

– Так они его не подписали еще!

– Мммм… а мы им уже товар отгрузили…

Зачем автоматизировать договора

и на что обратить внимание

Конечно, это скорее абсурдная ситуация – в жизни такое редко бывает. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами:

  1. Заключили договор не по шаблонному тексту
  2. Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве
  3. Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли
  4. Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования

И далее в этом ключе. Заключение договора с клиентом – процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом.

Согласование договора кажется максимально простым. Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом.

Зачем тут заумные бизнес-процессы? Картина ломается, когда клиент говорит «а мы всегда работаем вот по такой форме» или «у вас тут есть неточность, давайте добавим пункт…». Начинаются переписки, пересылки форм, правки.

Попробуем «минимизировать количество подходов».

Что обычно нам важно в согласовании договора.

Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто – менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя. Если договор не по типовой форме, то уже руководитель (юрист, финансист) должен решать, подходит текст или нет

Во-вторых, если клиент прислал правки к договору, то не нужно сразу менеджеру бежать к руководству и тратить его время. Сначала делаем протокол разногласий, потом уже с «сухими фактами» идем их согласовывать.

В-третьих, подписанный договор должен храниться у нас в архиве. Не у контрагента. Не у менеджера в столе. Ну и в довесок – по каждому договору мы должны знать его состояние: согласован он, в процессе или уже подписан и в архиве

Как обычно проходит согласование

и как это автоматизировать в 1С

Когда вы отправляете контрагенту типовую форму вашего договора, то исхода может быть всего 3:

1. Форма всех устраивает, работаем по ней

Работают:

– менеджер клиента

Используемые документы

 – Типовой договор

Это типовой случай. Менеджер самостоятельно занимается подготовкой документов, руководителю относит лишь бумажный вариант на подпись

2. Контрагент предлагает свою форму

Работают:

– менеджер клиента

– руководитель / юрист

Используемые документы

 – Договор по форме контрагента

В этом случае важно, чтобы форма договора была проверена не менеджером (которому часто важен факт продажи «любой ценой»), а ответственным сотрудником. Как правило это руководитель отдела продаж, директор или юрист. В зависимости от условий договора транслируется решение на менеджера – согласуем договор, отправляем на корректировку или отказываемся работать по таким условиям

3. Контрагент предлагает корректировки к вашей форме

Работают:

– менеджер клиента

– руководитель

Используемые документы

 – Типовой договор

 – Протокол разногласий

В случае любой корректировки менеджеру следует составить протокол разногласий и предоставить его руководителю на согласование. Если руководство согласно на такие условия работы, то договор с листом отправляется контрагенту, если нет – лист корректировок пополняется новыми пунктами

Да, еще может быть вариант «Мы не будем с вами работать», но тут все и без бизнес-процесса ясно J

Заключительный этап – 4. Помещение подписанного договора в архив.

Работают:

– менеджер клиента

– секретарь

Используемые документы

 – Окончательная форма подписанного договора

Менеджер передает документ секретарю, секретарь помещает в архив. Договору проставляется признак того, что он подписан – и наконец-то по нему можно работать.

Схема такого бизнес-процесса

точнее сказать, обобщенный шаблон

Посмотрите на схему процесса. Мы постарались сделать ее такой, чтобы вам было проще адаптировать ее под ваши правила работы.

Скачать схему и шаблон регламента можно в файлах этой публикации.

Итого

как это использовать

  1. Скачиваем схему и регламент процесса
  2. Подгоняем события схемы под свои запросы
  3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
  4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции “Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям”.

В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии – добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. “Процессы 3.

0″ встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!

Источник: https://infostart.ru/1c/articles/708994/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.