Бухгалтерский учет спецодежды

Поступление спецодежды и передача ее в эксплуатацию с 2021 года

Бухгалтерский учет спецодежды

С началом применения ФСБУ 5/2019 бухгалтерский учет спецодежды изменился. А вот налоговый — остался прежним.

В статье разберем, как принимать к учету и списывать спецодежду с 2021 года в программе 1С.

Пошаговая инструкция

05 июля организация приобрела спецодежду: халат х/б — 1 шт. стоимостью 1 200 руб. (в т. ч. НДС 20%).

20 августа с основного склада Антоновой А. Ю. выдана спецодежда — халат х/б в количестве 1 шт.

Согласно учетной политике способ погашения спецодежды в НУ — единовременно при передаче в эксплуатацию. Затраты учитываются в составе материальных расходов малярного цеха.

Способ списания материалов по БУ и НУ установлен по средней себестоимости.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Нормативное регулирование

Спецодеждой называют одежду и обувь, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных или опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения. Обеспечение спецодеждой сотрудников — обязанность работодателя (ст. 212 ТК РФ).

Спецодежда обязательно должна быть выдана сотрудникам, работающим (ч. 1 ст. 221, ч. 2 ст. 212 ТК РФ; п. 4, п. 8 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой…, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 N 290н):

  • на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • на работах, выполняемых в особых температурных условиях;
  • связанных с загрязнением.

Трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, определяется в ходе специальной оценки условий труда.

Подробнее Планируете провести спецоценку? Проверьте исполнителя в единой информационной системе по охране труда!

Если по условиям труда сотруднику полагается спецодежда, то при ее невыдаче на организацию налагается штраф 50 000 — 150 000 руб. в зависимости от класса риска. За повторное нарушение — от 100 000 до 200 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток (п. 1, п. 4, п. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

В зависимости от стоимости и срока службы спецодежды ее учитывают:

  • БУ (п. 3 ФСБУ 5/2019):
    • если срок службы спецодежды 12 месяцев и меньше, стоимость спецодежды можно включить в состав материальных запасов полностью в момент передачи ее в эксплуатацию;
    • если срок службы спецодежды более 12 месяцев, она учитывается как основные средства;
  • НУ:
    • в составе материальных расходов:
      • стоимость спецодежды включается в состав расходов полностью в момент передачи ее в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);
      • стоимость можно списывать равномерно в течение срока эксплуатации спецодежды, только если срок эксплуатации — более одного отчетного периода (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);
    • в составе амортизируемого имущества, если срок ее эксплуатации не превышает 12 месяцев и ее стоимость более 100 000 руб. (п. 1 ст. 256 НК РФ);
    • с 1 января 2020 в составе прочих расходов учитывается стоимость спецодежды, приобретенная для выполнения требований, введенных в рамках борьбы с распространением коронавирусной инфекции (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Приобретение спецодежды

Спецодежда на складе учитывается на счете 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» по фактической себестоимости ее приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

В БУ фактическая себестоимость спецодежды формируется по сумме фактических затрат на приобретение. НДС не включается в ее фактическую стоимость (пп. «б» п. 3, п. п. 9, 10, пп. «а» п. 11, пп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019).

В НУ фактическая стоимость спецодежды определяется также исходя из цен ее приобретения (без учета входного НДС и акцизов) и иных затрат на приобретение (п. 2 ст. 254 НК РФ). Но если она используется в деятельности, не облагаемой НДС, то входящий НДС включается в ее фактическую стоимость (пп. 1 п. 2. ст. 170 НК РФ).

Оприходование спецодежды отражайте документом Поступление (акты, накладные, УПД) вид операции Товары (накладная, УПД) в разделе Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД).

В табличной части укажите наименование спецодежды из справочника Номенклатура (Вид номенклатуры — Спецодежда), поступившей в организацию, ее количество и стоимость.

Изучить подробнее:

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. по оприходованию спецодежды. В 1С используется Приходный ордер по форме М-4.

Бланк можно распечатать по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) документа Поступление (акт, накладная, УПД). PDF

Регистрация СФ поставщика

НДС принимается к вычету при выполнении условий (п. 2 ст. 171 НК РФ):

  • спецодежда приобретена для работников, участвующих в деятельности, облагаемой НДС;
  • в наличии правильно оформленный СФ (УПД);
  • спецодежда принята к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для регистрации входящего счета-фактуры укажите его номер и дату внизу формы документа Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите кнопку Зарегистрировать.

Документ Счет-фактура полученный автоматически заполняется данными документа Поступление (акт, накладная, УПД):

  • Код вида операции — 01 «Получение товаров, работ, услуг».

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

Передача в эксплуатацию спецодежды

В целях обеспечения сохранности спецодежды в эксплуатации необходимо организовать ее учет на забалансовом счете МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации» (п. 8 ФСБУ 5/2019, План счетов 1С).

Способ оценки материалов (в т. ч. спецодежды) при их выбытии устанавливается организацией самостоятельно в учетной политике по БУ (п. 36 ФСБУ 5/2019) и НУ (п. 8 ст. 254 НК РФ) путем выбора его из следующих методов:

  • по средней себестоимости;
  • по методу ФИФО;
  • по себестоимости каждой единицы (в 1С не автоматизировано).

Для автоматизации списания стоимости спецодежды в учетной политике 1С (Главное — Настройки — Учетная политика) устанавливается единый способ оценки материалов в БУ и НУ и следовательно, такой способ должен быть закреплен в учетной политике по БУ и НУ.

Выдайте спецодежду документом Передача материалов в эксплуатацию на основании Поступление (акт, накладная, УПД) (или в разделе Склад — Передача материалов в эксплуатацию).

Заполните вкладку Спецодежда передаваемой спецодеждой:

  • Физическое лицо — работник, получивший спецодежду.

В нашем примере затраты на приобретение и использование спецодежды учитываются в составе прямых расходов на производство продукции.

Учет спецодежды: от покупки до списания

Бухгалтерский учет спецодежды

  1. Работодатель обязан приобретать и выдавать спецодежду, прошедшую сертификацию или декларирование соответствия.
  2. До 31 декабря 2013 года спецодежда приобреталась и выдавалась по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда. С 1 января 2014 вместо аттестации рабочих мест по условиям труда проводится специальная оценка условий труда.

    А потому если в организации дополнительно создаются новые рабочие места, которые по результатам СОУТ содержат вредные или опасные факторы, и необходимой спецодежды в наличии нет, следует вновь заключить договор на ее поставку.

  3. Спецодежда приобретается за счет средств работодателя.

    Это означает, что приобретение такой одежды за счет средств работников недопустимо. На практике часто возникают подобные ситуации.

  4. Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать их полу, росту и размерам, характеру и условиям выполняемой работы. Таким образом, законодательство обязывает работодателя выдавать спецодежду требуемого размера.

    Следовательно, заключая договор с поставщиком, следует указать в заявке всю размерную линейку. При поставке материалов проконтролировать ее выполнение.

Такой вопрос чаще всего интересует бухгалтеров бюджетных учреждений.

Этот вид расходов может финансироваться как за счет бюджетных субсидий, выделенных на выполнение государственного (муниципального) задания, так и за счет средств, полученных от оказания платных услуг.

Кроме того, бюджетное учреждение вправе приобрести спецодежду за счет страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Основанием для приобретения служат результаты СОУТ.

Размер средств, направляемых страхователем на финансирование предупредительных мер, не может превышать 20 % сумм страховых взносов, начисленных за предшествующий календарный год, за вычетом расходов на выплату обеспечения по указанному виду страхования, произведенных страхователем в предшествующем календарном году.

Отметим, для того чтобы произвести расходы за счет страховых взносов на травматизм, бюджетная организация должна обратиться с заявлением в исполнительный орган ФСС по месту своей регистрации до 1 августа текущего календарного года.

Как учитывать расходы на спецодежду

Спецодежду, находящуюся в собственности организации, учитывают до передачи в эксплуатацию на счетах / субсчетах учета материалов.

Как другие материалы, ее принимают к учету по стоимости фактических затрат на приобретение. Порядок учета спецодежды закрепляют в качестве элемента бухгалтерской учетной политики фирмы.

Приобретенную спецодежду приходуют на склад на основании приходного ордера.

Есть и другой способ.

Как видно из пункта 9 Методических указаний, организация может вести учет специальных инструментов, приспособлений, оборудования в порядке, предусмотренном для учета основных средств.

Этот метод имеет ряд недостатков. Во-первых, стоимость спецодежды придется облагать налогом на имущество. Во-вторых, необходимо следить за состоянием спецодежды, чтобы ее вовремя можно было списать.

Выдача спецодежды работникам

При передаче спецодежды со склада в другие подразделения компании необходимо оформить первичный документ, на основании которого ведется учет спецодежды. Такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Если вы выберете унифицированную первичку, то можете воспользоваться одной из этих форм:

  • требование-накладная;
  • накладная на отпуск материалов.

Если вы решили разработать собственный бланк, то можно взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав из нее лишнее.

Ответственный за получение спецодежды сотрудник выдает ее работникам. Его действия тоже надо где-то фиксировать. Желательно завести на каждого человека во всех подразделениях специальную ведомость на год или месяц, чтобы не оформлять ее каждый раз, выдавая спецодежду.

Учет можно вести и в специальной карточке, которую заполняют на каждого работника организации, получившего спецодежду.

Учет выбытия спецодежды

Если спецодежда выбывает раньше окончания установленного срока эксплуатации (испорчена, физически изношена и непригодна к дальнейшему использованию), ее стоимость должна быть списана единовременно и включена в состав прочих расходов.

Как удержать стоимость спецодежды с увольняющегося работника?

Когда вы выдаете работнику спецодежду, необходимо заключить с ним договор о передаче мягкого инвентаря в пользование или разовый документ о приеме-передаче.

Обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб предусмотрена статьей 238 ТК РФ, поэтому расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.

Таким образом, в случае правильного оформления выдачи специальной одежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа (ст. 246 ТК РФ).

Юлия Вольхина, менеджер проектов

Источник: https://kontur.ru/articles/2598

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.